Najczęściej zadawane pytania na temat Rzecznika (Adwokata zaufania)

• Jakie są zadania Rzecznika?

  Pracownicy, partnerzy biznesowi, a także podmioty zewnętrzne mają prawo zgłosić okoliczności, które wskazują na naruszenie prawa lub wewnętrznego regulaminu. Rzecznik odbiera te zgłoszenia. Oferuje on prawnie chroniony i poufny obszar poza firmą. Informuje sygnalistę o jego / jej prawach i sposobie postępowania. Jedynie za zgodą sygnalisty [1] Rzecznik przekazuje zgłoszenie swojej osobie kontaktowej w przedsiębiorstwie. Rzecznik może być zaangażowany w proces jako osoba zaufania. Jako osoba kontaktowa jest on dostępny dla sygnalisty w każdej chwili.

  [1]To i inne odwołania do osób, zawsze odnoszą się do osób lub grup osób każdej płci, ponieważ w rozumieniu Karty Różnorodności wszystkie osoby mają wobec nas taką samą wartość, niezależnie od płci, wieku, pochodzenia, religii, niepełnosprawności czy orientacji seksualnej. Wybór słów ma na celu jedynie uproszczenie językowe tekstu.

• Kto może skontaktować się z Rzecznikiem / zwrócić się do niego?

  Do Rzecznika mogą zwrócić się wszyscy pracownicy i podmioty zewnętrzne, takie jak dostawcy lub usługodawcy.

• Jakie zgłoszenia przyjmuje Rzecznik?

  Do Rzecznika wpływają zgłoszenia o naruszeniach prawa i regulaminów wewnętrznych. Głównym celem jest wyjaśnienie i zapobieganie przestępstwom gospodarczym, przestępstwom w zakresie rachunkowości oraz szkodom majątkowym. Można jednak również zgłaszać wszelkie naruszenia wewnętrznych wytycznych, np. Instrukcji antykorupcyjnej.

• Czy mogę być pewien, że Rzecznik przekaże informacje tylko w takim zakresie, w jakim mu na to pozwolę?

  Tak. Sygnalista sam decyduje, jaką informację przekaże Rzecznikowi i jaką informację Rzecznik w następnym etapie powinien przekazać przedsiębiorstwu. Jedynie w razie nadużycia, tj. celowo nieprawdziwych informacji, Rzecznik może przekazywać informacje nawet wbrew woli sygnalisty. Rzecznik wyjaśni tę kwestię przy pierwszym kontakcie.

• Czy kontakt z Rzecznikiem będzie mnie coś kosztować?

  Nie, z Rzecznika może korzystać każdy bez opłat.

• Czy mogę skontaktować się z Rzecznikiem anonimowo?

  Tak, sygnaliści mogą również z Rzecznikiem kontaktować się anonimowo. Dotyczy to już pierwszego kontaktu z Rzecznikiem. W razie potrzeby Rzecznik będzie następnie chronił anonimowość sygnalisty w stosunku do przedsiębiorstwa.

• Co się dzieje z moim zgłoszeniem?

  Zgłoszenie będzie rozpatrywane zgodnie z prawem i regulaminem wewnętrznym, z uwzględnieniem interesów wszystkich zainteresowanych stron. W tym celu, po uprzedniej analizie, Rzecznik przekazuje informacje swojej osobie kontaktowej w przedsiębiorstwie.

• Czy mogę skontaktować się z Rzecznikiem w sprawie statusu sprawy?

  Sygnalista może w każdej chwili skontaktować się z Rzecznikiem, aby uzyskać informacje na temat statusu sprawy. Najpóźniej po zamknięciu sprawy sygnalista zostanie poinformowany przez Rzecznika o wyniku zgłoszenia w zakresie dopuszczalnym przez prawo.

• Czy Rzecznik zostanie „moim adwokatem”, jeśli się z nim skontaktuję?

  Nie, Rzecznik nie może reprezentować sygnalistów w postępowaniach urzędowych lub sądowych. W związku z tym Rzecznik nie może podejmować żadnych działań w celu egzekwowania indywidualnych praw lub roszczeń sygnalisty przed sądem.

• Czy Rzecznik jest rzeczywiście niezależny?

  Tak. Rzecznik działa jako niezależny prawnik i nie podlega żadnym instrukcjom przedsiębiorstwa dotyczącym merytorycznego rozpatrzenia sprawy. Rzecznik na podstawie własnej staranności podejmuje decyzję, czy i w jakim zakresie może przekazać sprawę zgłoszoną mu do przedsiębiorstwa.

• Jak wygląda pierwszy kontakt?

  Pierwszy kontakt można nawiązać poprzez rozmowę telefoniczną, e-mail, SMS, pocztą lub podczas spotkania.

• Czy mogę również nadal kontaktować się z wcześniej odpowiedzialnymi organami w przedsiębiorstwie?

  Tak, każdy pracownik nadal może skontaktować się ze swoim przełożonym, radą zakładową, działem ds. zgodności z przepisami i zarządem.

• Czy jestem chroniony jako sygnalista?

  Tak. Sygnalista jest chroniony. Wszelkie działania odwetowe przeciwko sygnaliście nie będą tolerowane.

• Jak zapobiec nadużyciom wobec instytucji (denuncjacja)?

  Pomimo wielokrotnego wyrażania sceptycyzmu, w przypadku mianowania Rzecznika przypadki denuncjacji są bardzo rzadkie. Niemniej jednak Rzecznik informuje sygnalistę na wstępie rozmowy, że nadużywanie systemu sygnalizowania o nieprawidłowościach nie będzie tolerowane i że Rzecznik jest zobowiązany przekazać szczegóły osobowe sygnalisty przedsiębiorstwu w przypadku umyślnego, tj. świadomego nadużycia. W każdym razie pracownicy, którzy celowo nadużywają systemu sygnalizowania o nieprawidłowościach, mogą ponieść konsekwencje dyscyplinarne.

• Jak przestrzegane są ochrona danych i bezpieczeństwo danych?

  Rzecznik zapewnia spełnienie ustawowych obowiązków przechowywania danych oraz przestrzeganie przepisów prawa dotyczącego ochrony danych. Gromadzone dane osobowe ograniczają się do informacji na temat tożsamości osoby zgłaszającej nieprawidłowości i osoby lub osób, których dotyczą. Pracownik firmy odpowiedzialny za ochronę danych regularnie sprawdza zgodność zarządzania ochroną danych sygnalisty.

• Czy dostanę natychmiastowe wypowiedzenie, jeśli zgłoszenie wpłynie na mnie?

  Nie, obowiązuje domniemanie niewinności. Każde zgłoszenie będzie badane zgodnie z prawem i przepisami wewnętrznymi, z uwzględnieniem interesów wszystkich zainteresowanych stron. Dopiero po zamknięciu sprawy zostanie podjęta decyzja o możliwych środkach.

• Co się stanie, jeśli dokonam zgłoszenia, ale ostatecznie okaże się ono błędne?

  Dopóki informacja była podawana w dobrej wierze, tj. nie była celowo nieprawdziwa, sygnalista nie musi obawiać się żadnych konsekwencji.

• Czy muszę zwracać się do Rzecznika, jeśli podejrzewam naruszenie prawa?

  Nie, kontakt z Rzecznikiem jest dobrowolny. Został on powołany jako dodatkowy punkt kontaktowy.

• Czy mogę również spotkać się z Rzecznikiem osobiście?

  Tak. Zawsze możesz osobiście odwiedzić Rzecznika i przeprowadzić poufną rozmowę.

• Czy mogę skontaktować się z Rzecznikiem lub nawet odwiedzić go w godzinach pracy?

  Tak.

• Czy otrzymam zwrot kosztów podróży poniesionych przez przedsiębiorstwo?

  Tak, koszty podróży są zwracane przez przedsiębiorstwo. Ugoda zostaje podjęta przez Rzecznika, tak aby zachować anonimowość ‒ w miarę potrzeby ‒ również tutaj.

• Czy otrzymam powiadomienie, gdy moje zgłoszenie zostanie przetworzone?

  Tak. Sygnalista zostanie poinformowany przez Rzecznika o wyniku dochodzenia w zakresie prawnie dopuszczalnym najpóźniej po zamknięciu sprawy.

• Czy Rzecznik musi ujawniać moją tożsamość, jeżeli jest przesłuchiwany jako świadek w postępowaniu karnym lub cywilnym?

  Nie. Jeżeli Rzecznik zostanie wezwany jako świadek w postępowaniu karnym, cywilnym lub innym, ujawni on nazwisko i tożsamość sygnalisty szukającego porady tylko wtedy, gdy uzyskał na to wyraźne zezwolenie zarówno od przedsiębiorstwa, jak i od sygnalisty.

• Czy mogę skontaktować się z Rzecznikiem i dopiero po zakończeniu rozmowy zdecydować, czy fakty i/lub moje dane personalne zostaną przekazane przedsiębiorstwu?

  Tak. Początkowo można kontaktować się z Rzecznikiem z zachowaniem całkowitej poufności. Rzecznik informuje sygnalistę o jego lub jej prawach na początku rozmowy. Dopiero na końcu rozmowy sygnalista decyduje, czy i w jakiej formie informacja powinna zostać przekazana do przedsiębiorstwa.

• Czy powinienem zwrócić się do Rzecznika, jeśli sam mogłem popełnić przestępstwo?

  Można się również skontaktować z Rzecznikiem, jeżeli sygnalista sam popełnił przestępstwo. Z jednej strony Rzecznik może poinformować sygnalistę o jego lub jej prawach; z drugiej strony, ujawnienie się w ramach istniejącego stosunku pracy jest oceniane pozytywnie i może mieć łagodzący wpływ na karę w ewentualnym późniejszym postępowaniu sądowym.

• Czy Rzecznik ma obowiązek przekazywać informacje o przestępstwie bezpośrednio do prokuratury?

  Nie. Tylko w ściśle określonych wyjątkowych przypadkach naprawdę poważnych przestępstw kryminalnych istnieje obowiązek przekazania do prokuratury zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa.

• W jaki sposób przetwarzane jest zgłoszenie dotyczące osoby kontaktowej w przedsiębiorstwie?

  W takim przypadku Rzecznik może skontaktować się bezpośrednio z kierownictwem przedsiębiorstwa.

• Ile czasu zajmuje uzyskanie wyniku?

  Nie można na to odpowiedzieć w sposób ogólny. Istnieją zgłoszenia, które można przetworzyć w sposób rozstrzygający w ciągu kilku godzin. W przypadku szeroko zakrojonych dochodzeń przetwarzanie może potrwać kilka tygodni. ​​​​​​​